Compte rendu des réunions des Syndicats des 27 mars et 26 juin 2019

Il est rappelé que les réunions, tant du CODIR que du SYNDICAT et autres rendez vous, se déroulent, depuis mars 2019, dans les nouveaux locaux de l' ASCAPE désormais suffisamment spacieux pour ce faire et situés au bas de la rue des Calanques.

• Tous les Présidents des copropriétés gérées par ce Syndic étaient présents à l'AG, ont émargé la feuille de présence, ont participé aux différents votes des résolutions et l'un d'eux a même signé le PV en tant que scrutateur.

• Monsieur Michel MAÎTRE, Président de l'ASCAPE depuis de nombreuses années, a annoncé son intention de ne pas reconduire son mandat après la prochaine Assemblée Générale. Toutefois, il proposera son maintien au SYNDICAT en tant que Vice Président afin d'assurer une transition sans heurt.

• Madame Annie BAYOL, Vice Présidente, a présenté sa démission pour cause de vente de son appartement.

  • Monsieur Dominique FLORIS est nommé Vice Président et reprendra à compter de septembre 2019 la rédaction des articles du blog de l'ASCAPE

  • Madame Monique VERMONT est la nouvelle membre du SYNDICAT représentant le quartier des Allées du Golf (copros : J, M et N). Par ailleurs, eu égard à ses compétences, elle est nommée à la Commission Finances et en devient le rapporteur.

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    Relativement à la fonction de Président, Monsieur Maître rappelle que celle ci demande une présence sur site d'une semaine minimum par mois et un travail permanent quasi quotidien. Les membres du CODIR et du SYNDICAT sont eux aussi largement sollicités et doivent s'investir dans de nombreux et divers dossiers. C'est pourquoi, alors qu'actuellement la règle est le bénévolat, Monsieur MAÎTRE préconise qu'à compter du 01/02/2020, outre la prise en charge des frais de déplacement ou de représentation, une indemnité forfaitaire soit allouée aux différents membres du CODIR et du SYNDICAT, à l'instar de ce qui prévaut pour les élus municipaux : Maire, Adjoints, Conseillers... Le principe en est acquis et les modalités en seront reprécisées ultérieurement.

• Il est décidé de réaliser un archivage numérisé des documents de l'ASCAPE.

• Le 27 mars 2019 Messieurs Pascal MAVEYRAUD et Julien JEAN-DELASSAUSSOIS (Direction PV) ont participé au SYNDICAT.  Ensuite, par courrier, ont été confirmés au SYNDICAT les propos qu'ils ont alors tenus, à savoir que la cession des équipements d'abord envisagée au 01/10/2020 ne serait pas possible à cette date là, PV souhaitant se déterminer après avoir pris connaissance du résultat du renouvellement des baux. Cette information modifie considérablement la stratégie et les évolutions de l'ASCAPE pour les prochaines années. La première des conséquences est le gel de la Commission de cession des Équipements qui venait d'être récemment créée.

Une nouvelle version des statuts devant être proposée à la prochaine AG de l'ASCAPE prévue le 30 janvier 2019, il est nécessaire de la communiquer à l'ensemble des Présidents de copropriété et des syndics avant le 15 octobre 2019 afin que les copropriétés se prononcent préalablement dans leurs propres AG . La Commission Statuts réalise les derniers ajustements et le SYNDICAT devra se prononcer sur cette version lors de ses réunions de septembre 2019.

• Les espaces verts :

  • Une Commission spécifique « Espace Verts » est créée dont le rapporteur sera Monsieur Bernard SOLELHAC. Elle reprendra notamment le cahier des charges pour que soit maintenue une harmonie de tenue et d'entretien des espaces verts communs et privatifs sur l'ensemble du site de CAP ESTÉREL.

  • Concernant la facturation de l'entretien des espaces verts :

    • jusqu'au 30 septembre 2019 l'ensemble de la facturation était comptabilisée à l'ASCAPE qui refacturait à PV et aux copropriétés (jardins privatifs exclusivement) les facturations qui les concernaient.

    • Pour l'exercice 2019-2020, période de transition, chaque copropriété passera directement un contrat avec un prestataire pour ses jardins privatifs et en recevra directement les factures, l'ASCAPE recevant toujours les factures des espaces verts communs ASCAPE ou copropriétés.

    • A compter du 01/10/2020,  chaque copropriété, tant pour ses parties communes que pour ses jardins privatifs, recevra directement les factures du prestataire. L'ASCAPE quant à elle ne recevra plus que les factures d'entretien de ses propres espaces fonciers.

• Les transformateurs :

A compter du 1er octobre 2019 l'ASCAPE fera ventiler les facturations des prestataires par copropriété concernée et les syndics auront désormais la charge de procéder à leurs répartitions selon les règlements de copropriété respectifs.

2018-2019 : les différents travaux décidés ont été exécutés dans le cadre du budget imparti. La commission présidée par Monsieur Luigi SABINI a parfaitement managé les différents projets.

Pour 2019-2020 : quelques dossiers sont déjà en cours d'étude : protection d'aplomb rocheux au HAMEAU, renforcement de talus Allée des Fleurs … Il est important que les Présidents de copropriété et les syndics fassent parvenir dès ce jour, en urgence, (avant fin août) leurs demandes à la Commission Travaux. Fin septembre, celle-ci communiquera à chacun la recevabilité ou non de sa demande.

• Des éléments complémentaires ont été demandés par la société d'études ECOFILAE.

• sachant que la réutilisation d 'eaux traitées doit répondre à des règles sanitaires strictes il y aura obligation de recourir à l'eau « domestique » pour l'arrosage des jardins privatifs après création de réseaux et installation de compteurs spécifiques par copropriété. Des négociations sont en cours avec VEOLIA et la CAVEM.

• Plusieurs réunions d'information des Présidents de copropriété ont été prévues courant de l'été.

• Un budget de 7 000€ est accepté pour mettre en place la signalétique imposée par LA POSTE.

• Il est regretté le manque de civisme des copropriétaires et de leurs locataires qui semblent ne tenir aucun compte des conseils et des consignes pourtant précises et répétées par l'ASCAPE en la matière : http://www.capesterel-ascape.com/2017/03/proprietaires-pour-vos-locations-respectez-le-prix-du-marche-et-participez-a-la-vie-economique-locale.html

• Il est rappelé encore une fois  les modalités de collecte : http://www.capesterel-ascape.com/2019/05/evacuation-des-dechets.html

• Un budget de 2 000€ a été voté pour que soient réalisées des flyers et des affiches reprenant les principales caractéristiques des règles en vigueur pour  tenter de toucher un public présent sur place plus large que celui lisant le blog. Par ailleurs, il est demandé aux Hébergeurs professionnels de diffuser le RI.

• Tout dysfonctionnement relatif aux équipements prévus ou aux tournées de collecte doivent être signalées à l'ASCAPE .

• Le déploiement de l'ensemble du nouveau dispositif s'est déroulé conformément au projet et au budget avec obtention, sans coût supplémentaire, d'un second grand écran pour réception optimale de l'ensemble des points de surveillance.

• Un budget complémentaire de 9 000€ a été voté pour adjonction de 3 nouvelles caméras et d'un lecteur supplémentaire de plaques minéralogiques qui seront placés à de nouveaux endroits stratégiques.

• Le SYNDICAT a approuvé à l’unanimité la pose d'une signalétique indiquant « site privé ouvert au public ».

• Depuis toujours PV, et maintenant MAEVA, fournissent un état des arrivées aux équipes de sécurité et la procédure d'accueil des nouveaux arrivants est bien rodée.

• Par contre, jusqu'à maintenant, aucune procédure n'avait été mise en place avec les autres Hébergeurs professionnels dont pourtant on constate que leur portefeuille va croissant. C'est pourquoi Pascal DUCASTEL et Jean François TAVERNIER ont pris l’initiative d' une réunion avec eux pour qu'ils fournissent les mêmes informations. En retour, à leur demande, PV a été sollicité pour qu'ils puissent disposer des 2 cabanes de pré-accueil non utilisées et dont l'emploi devrait leur faciliter les installations et de réinstaurer une certaine fluidité de circulation.

Le contrat animation a été conclu avec PV selon les conditions financières votées par le SYNDICAT. De même pour le Transport.